PREGUNTAS FRECUENTES

1. NOTARIO/ NOTARIA

No, ni Notario, ni los empleados de la notaría son funcionarios públicos. El notario es un particular que presta un servicio público en virtud del principio de desconcentración por colaboración y los empleados de la Notaría, son empleados del notario.

No, la Notaría no es una entidad pública, no está dentro de la estructura administrativa del Estado y tampoco es una persona jurídica. La Notaría es la oficina donde el Notario, quien es un particular, presta un servicio público.

No, ni la Notaría es una dependencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, ni el Notario tiene relación de subordinación con dicha entidad. La Superintendencia de Notariado y Registro es la entidad encargada de ejercer la inspección, vigilancia y control del servicio notarial e igualmente tiene funciones de orientación respecto de la prestación del servicio. 

La función de los Notarios es reglada y los servicios que prestan son los que las disposiciones legales les facultan, por lo anterior, en principio todos los notarios deben prestar dichos servicios.

No, no todas tienen el mismo horario puesto que la fijación del mismo está en cabeza del Notario y éste debe ser aprobado por la Superintendencia de Notariado y Registro. Lo que si está establecido es un mínimo de horas de atención al público, el cual es de 44 horas semanales.

De lunes a viernes de 8:00 am a 12:15 pm – 1:00 pm a 5:00 pm y todos los sábados de 8:00 am a 12:00 pm.

Uno de los principios del derecho notarial es la rogación del servicio que significa que que los servicios se prestan a solicitud de los usuarios, quienes pueden acudir a la Notaría que ellos escojan.

Algunas disposiciones legales establecen que ciertos trámites o actuaciones deben realizarse en determinado sitio como el último domicilio o asiento principal de los negocios del causante (sucesiones), en el domicilio de uno de los contrayentes (matrimonios) o de la persona natural no comerciante (insolvencia de persona natural no comerciante), entre otros; sin embargo, la competencia para realizar el trámite o la actuación la tienen todos los notarios del lugar donde debe surtirse por lo que los usuarios pueden escoger libremente entre cualquiera de ellos.

Conforme a lo anterior, el principio general es que son los usuarios quienes definen la Notaría en la cual desean realizar su trámite o actuación, la excepción es cuando el acto involucra una entidad pública (ejemplo: venta a una entidad estatal), en cuyo caso el trámite deberá realizarse en la Notaría a la cual le corresponda el reparto.

En principio sí, las tarifas establecidas para los servicios notariales son las mismas para todas las Notarías y son fijadas por el Gobierno Nacional, actualmente mediante una Resolución de tarifas que expide anualmente la Superintendencia de Notariado y Registro. Excepcionalmente se ha permitido al notario establecer la tarifa para el cobro de ciertos servicios, pero dentro de un determinado rango, como en el caso de los procesos de insolvencias de personas naturales no comerciantes o los remates.

2. AUTENTICACIONES

Para poder realizar una diligencia de autenticación en la Notaría, así como cualquier otra diligencia, el usuario debe identificarse con el documento idóneo para dichos efectos (la cédula de ciudadanía para los nacionales colombianos).  Excepcionalmente, en casos de urgencia calificada por el notario, podrá hacerlo con otro documento auténtico como el pasaporte o la licencia de conducción vigentes.

No existe obligación legal de autenticar los pagarés, pero las personas usualmente realizan esta diligencia por tener la seguridad de que quien suscribe ese título valor es la persona quien dice ser. En este orden de ideas, el que usualmente autentica la firma es el deudor (u otorgante), quien es el que se compromete a pagar una determinada suma de dinero en favor del acreedor (o beneficiario).

Las promesas de compraventa son documentos privados respecto de los cuales el notario no tiene la obligación de efectuar un control de legalidad, por cuanto esa responsabilidad recae sobre quienes suscriben el documento o sus asesores legales, en caso de que los haya contratado.

Por ser un documento privado del cual emanan obligaciones, si se desea realizar una diligencia ante Notario respecto de éste, la que corresponde es el reconocimiento de firma y de contenido, con la cual el Notario lo que hace es identificar a quienes comparecen a suscribir el documento y con la diligencia se otorga lugar y fecha cierta al documento, y se da certeza de quien lo suscribió es quien dice ser.

Si el Notario, en un ejercicio de responsabilidad y diligencia frente a sus usuarios, decide a mera liberalidad revisar el documento y advierte la ausencia de un requisito legal como es el de especificar en la promesa la fecha y el lugar en que se suscribirá la escritura de compraventa[1], puede advertirlo a los usuarios y si a pesar de esto ellos insisten en realizar la diligencia, podrá autorizarla.

[1] Artículo 1611 del Código Civil“La promesa de celebrar un contrato no produce obligación alguna, salvo que concurran las circunstancias siguientes:…3. Que la promesa contenga un plazo o condición que fije la época en que ha de celebrarse el contrato…”

De conformidad con lo establecido en el Artículo 89 de Ley 19 de 2012, los poderes deberán contener: identificación precisa del(los) inmueble(s), su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral.

Si el poder se otorga por documento privado, aplica prácticamente la misma respuesta dada respecto de la pregunta anterior, es decir que puede realizarse la diligencia de reconocimiento de texto y autenticación de firma, pero si el notario decide realizar la revisión del documento y advierte a los usuarios respecto del contenido del artículo 89 de la Ley 19 de 2012 y estos insisten en realizar la diligencia, éste podrá autorizarla, pero es bastante probable que cuando se presente el poder ante el Notario ante quien se pretenda realizar la compraventa, éste no lo acepte por la ausencia del requisito legal antes mencionado.

3. DECLARACIONES EXTRAPROCESO

Las declaraciones extraproceso se usan para dejar constancias sobre la existencia de ciertos hechos personales del declarante o de los que éste tiene conocimiento (como la existencia de uniones maritales de hecho, la ausencia de reclamaciones, la dependencia económica, los vínculos familiares, entre otros) con el fin de que sirvan como prueba sumaria de los mismos.

La diferencia entre unas y otras radica en un mayor grado de certeza respecto de su autoría, y eventualmente en las consecuencias que pueda tener en caso de faltarse a la verdad.

Como el Notario tiene una función fedante, puede dar fé de quien rindió y suscribió la declaración fue quien dijo ser, por la identificación que de él hizo, y adicionalmente las declaraciones rendidas ante éste tienen el mismo alcance que las rendidas ante una autoridad pública, como un juez de la república.

Las declaraciones que se pueden plasmar en un documento elaborado por el declarante, gozan de la presunción de buena fé, pero no dan mayor grado de certeza respecto de su autoría y eventualmente las consecuencias penales, en caso de faltarse a la verdad, podrían ser distintas.

A pesar de que los protocolos de la Notaría son por naturaleza públicos, las declaraciones extrajuicio al contener datos privados y referirse a hechos personales o de terceros respecto de los cuales el declarante tiene conocimiento, estarían protegidos con el derecho a la intimidad. En virtud de lo anterior, no es procedente la expedición de éstos documentos a terceros.

4. REGISTRO CIVIL

Si, de acuerdo con el artículo 48 del decreto 1260 de 1970 la inscripción debe efectuarse dentro del mes siguiente al nacimiento. Pasado un mes de ocurrido el nacimiento la inscripción será extemporánea, caso en el cual quien surta como declarante o denunciante del nacimiento, deberá diligenciar el formato diseñado para tal fin, en donde declare bajo la gravedad de juramento que la persona no ha sido registrada con anterioridad ante la oficina registral colombiana, explique el motivo del retraso de la inscripción e indique cual documento antecedente del hecho aporta.

Partida de bautismo, con la certificación de la competencia del párroco que lo celebró. Para efectos de evitar errores en la filiación y que queden los datos completos de los padres se aconseja aportar fotocopias de cédulas de éstos. De otra parte, para que no haya duplicidad de inscripciones, es aconsejable pedir previamente a la Registraduría una certificación en el sentido de que no ha sido inscrito con anterioridad.

Si, los padres venezolanos de niños y niñas nacidos en Colombia, podrán realizar la inscripción en el registro civil de nacimiento, presentando, el certificado de nacido vivo y alguno de los siguientes documentos: Cédula de extranjería vigente, Pasaporte Venezolano (vigente o vencido), Permiso Especial de Permanencia – PEP vigente, Documento de identificación extranjero: Cédula de identidad de Venezuela (vigente o vencida).

Puede solicitarlo ingresando a nuestra página de internet www.notaria70bogota.com

Para la expedición de la(s) copia(s) deberá efectuar el pago de ésta(s) y de los costos correspondientes a su envío, por cualquier de nuestros medios de pago (PSE, transferencia electrónica)

Enviar soporte de pago, junto con la información de contacto y de envío.

Si se trata de errores mecanográficos, ortográficos o que puedan establecerse con la comparación con el documento antecedente o con la lectura del folio, bastará con la solicitud escrita al funcionario donde reposa el registro (Notario, Registrador, u otro). Si se trata de errores distintos a los mencionados anteriormente, deberá efectuarse una solicitud en la Notaría donde se expondrá las razones de la corrección y se aportará la documentación de soporte a efectos de que se elabore la correspondiente escritura o por sus padres, para los menores de edad.

Ingresando a nuestra página de internet www.notaria70bogota.com podrá consultar por el índice correspondiente si su matrimonio se encuentra inscrito en esta Notaría. No sobra señalar, que el mismo procedimiento aplica para los demás registros que reposan en esta Notaría.

5. ESCRITURACIÓN

No, el cambio de apellidos del inscrito, no implica que se cambie, modifique o se pierda la línea de filiación consanguínea con sus ascendientes o descendientes.

No, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1852 del Código Civil: “Es nulo el contrato de venta entre el padre y el hijo de familia.”

Teniendo en cuenta que nadie está obligado a permanecer en la indivisión, los demás copropietarios podrán comprarle su derecho de cuota, o usted podrá iniciar un proceso divisorio, para que el juez decrete la división del bien (en caso de que ello sea posible) u ordene su venta.

Si, de conformidad con lo establecido en los Artículos 84 al 88 de la Ley 19 de 2012.

Se requerirá abogado cuando la cuantía de los bienes relictos (es decir de los bienes objeto de la sucesión) supere los 40 SMMLV (que para el año 2020 equivalen a $35.112.120), en los demás casos no es necesaria la intervención de éste por lo que los interesados podrán adelantar el trámite directamente.

De mutuo acuerdo con el vendedor podrán acudir a la Notaría para firmar la escritura, cuya copia deberá ser registrada ante la Oficina de Instrumentos Públicos competente, para que el inmueble ya aparezca a su nombre en el certificado de tradición y libertad.

En caso que desconozca el paradero del vendedor o que éste no desee firmar la escritura, podrá iniciar un proceso de pertenencia siempre que haya transcurrido cuando menos 5 años si se trata de un inmueble rural (cuya extensión no exceda una unidad agrícola familiar), o urbano cuya cuantía no supere los 250 SMMLV (que para el año 2020 equivalen a $219.450.750). Una vez proferida la sentencia, también deberá ser inscrita ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos competente, para que ya aparezca como propietario del inmueble.

La constitución del patrimonio de familia, se hará ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la Jurisdicción donde se encuentre ubicado el inmueble y para el efecto, será necesaria:

  • La presentación de los registros civiles de nacimiento de la mujer y de sus hijos, para demostrar su parentesco.
  • Declaración notarial de su condición de mujer cabeza de familia según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2 de la Ley 82 de 1993.
  • El título de propiedad del inmueble.
  • Declaración bajo la gravedad del juramento de dos (2) personas honorables de la localidad donde se encuentre ubicado el inmueble, hecha ante notario o en su defecto ante el alcalde municipal del lugar o ante el Inspector de Policía donde testifiquen que la mujer cabeza de familia sólo posee ese bien inmueble.

No. Para declarar la mencionada construcción se requiere la respectiva licencia de reconocimiento de construcción, la cual, para construcciones realizadas antes de 1993, era expedida por la Oficina de Planeación Distrital o por las Alcaldías, y para aquellas realizadas después de 1993, por las Curadurías Urbanas.

El patrimonio de familia es una limitación al derecho de dominio orientada a proteger el inmueble frente a eventuales embargos. Sobre el particular es preciso señalar que existen dos tipos de patrimonio de familia, el voluntario y el obligatorio, el primero se constituye a solicitud de los interesados, y el segundo, en virtud de la Ley.

 

Respecto de los requisitos para constituir un patrimonio de familia inembargable voluntario cabe señalar que éstos se encuentran establecidos en el Decreto 2817 de 2006, y son los siguientes:

  1. a) Que el inmueble que se afecta sea, al momento de la solicitud, de propiedad del constituyente, y no lo posea con otra persona proindiviso.
  2. b) Que su valor catastral no sea superior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes; que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble. 
  3. c) Que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca.
  4. d) Que se encuentre libre de embargo. 

  

El patrimonio de familia de que trata el mencionado decreto es el de carácter voluntario regulado por la Ley 70 de 1931, modificada por la Ley 495 de 1999. Quedan excluidos de esta reglamentación los patrimonios de familia de carácter obligatorio consagrados en las normas sobre vivienda de interés social, a los que se refieren la Ley 91 de 1936 y los artículos 60 de la Ley 9º de 1989 y 38 de la Ley 3º de 1991, y facultativos de que tratan el artículo 22 de la Ley 546 de 1999 y la Ley 861 de 2003, patrimonios que continuarán constituyéndose ante Notario en los términos previstos en las leyes citadas.

Si, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 74 del Código General del Proceso.

6. SECRETARIA

Por sucesión o mediante un proceso verbal especial, con el que se pretende la declaración de pertenencia.

La constitución del patrimonio de familia, se hará ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la Jurisdicción donde se encuentre ubicado el inmueble y para el efecto, será necesaria:

  • La presentación de los registros civiles de nacimiento de la mujer y de sus hijos, para demostrar su parentesco.
  • Declaración notarial de su condición de mujer cabeza de familia según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2 de la Ley 82 de 1993.
  • El título de propiedad del inmueble.
  • Declaración bajo la gravedad del juramento de dos (2) personas honorables de la localidad donde se encuentre ubicado el inmueble, hecha ante notario o en su defecto ante el alcalde municipal del lugar o ante el Inspector de Policía donde testifiquen que la mujer cabeza de familia solo posee ese bien inmueble.

No, se requiere la respectiva licencia de reconocimiento de construcción, la cual, para antes del año 1993, eran expedidas por planeación distrital o alcaldías. Después del año 1993, se crearon las curadurías urbanas, encargadas de la expedición de las licencias.

De conformidad con lo establecido en el Decreto 2817 de 2006, se podrá constituir patrimonio de familia, cumpliendo con los siguientes requisitos:

  1. a) Que el inmueble que se afecta sea, al momento de la solicitud, sea de propiedad del constituyente, y no lo posea con otra persona proindiviso.
  2. b) Que su valor catastral no sea superior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes; que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble. 
  3. c) Que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca.
  4. d) Que se encuentre libre de embargo. 

  

El patrimonio de familia de que trata este decreto es el de carácter voluntario regulado por la Ley 70 de 1931, modificada por la Ley 495 de 1999. Quedan excluidos de esta reglamentación los patrimonios de familia de carácter obligatorio consagrados en las normas sobre vivienda de interés social, a los que se refieren la Ley 91 de 1936 y los artículos 60 de la Ley 9º de 1989 y 38 de la Ley 3º de 1991, y facultativos de que tratan el artículo 22 de la Ley 546 de 1999 y la Ley 861 de 2003, patrimonios que continuarán constituyéndose ante Notario en los términos previstos en las leyes citadas. 

No, el cambio de apellidos, no implica que se cambie, modifique o se pierda la línea de filiación consanguínea con sus ascendientes o descendientes.

Si, de conformidad con el Articulo 74 del Código General del Proceso.

7. PROTOCOLO

Si puede hacerlo, para lo cual deberá:

  1. Realizar la solicitud al correo electrónico info@notariasetentabogota.com
  2. Consignar el valor de las copias solicitadas. y de los costos correspondientes a su envío, por cualquier de nuestros medios de pago (PSE, transferencia electrónica)
  3. Enviar soporte de pago, junto con la información de contacto y de envío.

Es preciso anotar que también puede efectuar dicha solicitud a través de nuestra página de internet  www.notaria70bogota.com y deberá seguir los mismos pasos antes señalados para recibir su copia.

De conformidad al Artículo 5 de la Resolución 1299 de 2020, “Las  copias  auténticas   que  según  la ley  debe  expedir   el  notario   de  los instrumentos y demás documentos  que reposen en el protocolo de  la notaria   causarán   derechos por cada hoja utilizada  por ambas caras un valor de tres mil ochocientos  pesos ($3.800); este monto  incluye  el cobro  de  la fotocopia  cuando se expidan  por  este  sistema  y el valor del papel de seguridad.”

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