CONCILIACIONES.

CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL. (LEY 640/2001).

La conciliación es un mecanismo alternativo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas, naturales o jurídicas, de carácter privado o público, nacional o extranjera, gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado notario.

El Notario ejerce su función de notario en virtud de la facultad que le otorga la Ley y en ejercicio del cargo que ocupa.

Los interesados en que se realice conciliación en la notaría, deberán radicar en la notaría solicitud de conciliación. La solicitud de conciliación se podrá realizar por escrito o verbalmente, caso en el cual se diligenciara un escrito suministrado por la notaría que dé cuenta de la misma; la petición podrá ser presentada por una o varias de las partes, o por sus representantes debidamente facultados.

Saludo de mano para una conciliación extrajudicial

REQUISITOS.

Personas saludando a un notario.

Recibida la solicitud de conciliación con sus respectivos documentos es repartida al notario para su estudio.

Es el notario quien toma las decisiones sobre su competencia y viabilidad de la conciliación; en este caso si el notario determina que aunque el asunto es conciliable, no tiene la competencia para adelantarlo, deberá por medio de un escrito responder al solicitante que no es competente, aduciendo las razones legales que correspondan e informándole que conciliadores pueden atender su solicitud.  El notario no  podrá hacer remisión de esa solicitud a un conciliador en concreto, ya que es el ciudadano quien decide libre y voluntariamente el operador. 

De acuerdo con el artículo 2 de la ley 640 de 2001, si el notario determina que el conflicto por su naturaleza jurídica no es transigible, desistible o conciliable, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia, que deberá contener como mínimo:

  • Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
  • Fecha en la que es expedida la constancia.
  • Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía.
  • Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.
  • Firma del notario.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos.

ASUNTOS CONCILIABLES.

Según lo dispone el artículo 19 de la Ley 640 de 2001:

“ARTICULO 19. CONCILIACIÓN. Se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación, ante los conciliadores de centros de conciliación, ante los servidores públicos facultados para conciliar a los que se refiere la presente ley y ante los notarios.”

Se puede conciliar todo aquello susceptible de transacción o desistimiento. Se puede transigir todo aquello que se puede disponer y todo aquello susceptible de ser cedido, bien sea un objeto o un derecho que puede ser valorado pecuniariamente.  Son desistibles todos aquellos asuntos en donde una persona puede optar por iniciar un proceso judicial a fin de resolver un conflicto, o por no iniciarlo o terminarlo voluntariamente.

Saludo de manos y hombro de personas a fin de conciliar.

Son asuntos que se pueden conciliar:

En materia civil:

  • Contratos de compraventa, arrendamiento, permuta como caso del cumplimiento del contrato, entrega del bien, saneamiento del bien, perjuicios causados y, en general, el incumplimiento de la obligaciones de las partes contratantes. 
  • Servidumbres y limitaciones relacionadas a la propiedad.
  • Regulación para el pago del derecho de mejoras.
  • Responsabilidad civil.

 En materia comercial:

  • Contratos de arrendamiento de locales comerciales en cuanto a su terminación, prorroga y renovación del contrato,
  • Contratos de compraventa como el caso del cumplimiento del contrato, entrega del bien, saneamiento del bien, perjuicios causados y, en general, el incumplimiento de las obligaciones de las obligaciones de las parte contratantes
  • Controversias de los socios, relacionadas con constitución, terminación, disolución y liquidación de sociedades comerciales.

En materia de Familia.

Los requisitos de procedibilidad en materia de familia están consagrados en el Artículo 40 de la Ley 640 del 2001 que es del siguiente tenor:

“Artículo 40. Requisito de procedibilidad en asuntos de familia. Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso 5 del Artículo 35 de esta Ley, la conciliación extrajudicial en derecho en materia de familia deberá intentarse previamente a la iniciación del proceso judicial en los siguientes asuntos:

  • Controversias sobre la custodia y el régimen de visitas sobre menores e incapaces.
  • Asuntos relacionados con las obligaciones alimentarias.
  • Declaración de la unión marital de hecho, su disolución y la liquidación de la sociedad patrimonial.
  • Rescisión de la partición en las sucesiones y en las liquidaciones de sociedad conyugal o de sociedad patrimonial entre compañeros permanentes.
  • Conflictos sobre capitulaciones matrimoniales.
  • Controversias entre cónyuges sobre la dirección conjunta del hogar y entre padres sobre el ejercicio de la autoridad paterna o la patria potestad.
  • Separación de bienes y de cuerpos”.
Estrechando manos una pareja con documentos de conciliación.

Ley 1098 del 2006.

La competencia conciliatoria extrajudicial en materia de familia con la Ley 1098 del 2006 quedó circunscrita al numeral 9 del Artículo 82 que versa así: 

ARTÍCULO 82. FUNCIONES DEL DEFENSOR DE FAMILIA. Corresponde al Defensor de Familia.

Aprobar las conciliaciones en relación con la asignación de la custodia y cuidado personal del niño, el establecimiento de las relaciones materno o paterno filiales, la determinación de la cuota alimentaria, la fijación provisional de residencia separada, la suspensión de la vida en común de los cónyuges o compañeros

permanentes, la separación de cuerpos y de bienes del matrimonio civil o religioso, las cauciones de comportamiento conyugal, la disolución y liquidación de sociedad conyugal por causa distinta de la muerte del cónyuge y los demás aspectos relacionados con el régimen económico del matrimonio y los derechos sucesorales, sin perjuicio de la competencia atribuida por la ley a los notarios.” … (“Subrayado y negrillas por fuera de texto”).

En cuanto a las medidas provisionales en la conciliación extrajudicial en derecho en asuntos de familia, los notarios no pueden decretarlas deben solicitarlas al Juez competente en caso de riesgo o violencia familiar o de amenaza o violación de derechos fundamentales constitucionales de la familia o de sus integrantes.

Efectos de la conciliación en materia de familia. La Ley 446 de 1998 en el  Artículo 66 establece:

“Artículo 66. Efectos. El acuerdo conciliatorio hace tránsito a cosa juzgada y el acta de conciliación presta mérito ejecutivo.”

Lo que en términos coloquiales quiere decir que sobre dicho conflicto de intereses ya no se pueda volver a intentar una nueva conciliación y menos acudir a la jurisdicción por presentes diferencias sobre el asunto conciliado; porque la contraparte puede ejercer la excepción de cosa juzgada a la demanda temeraria o de mala fe que le interponga la parte contraria.   La excepción a la regla general de cosa juzgada está dada por el cambio de circunstancias que dieran origen al acuerdo.

En Materia Penal. 

La conciliación sólo procede en esta materia en aquellos delitos que admitan desistimiento o indemnización integral (Artículo 41 de la Ley 600 del 2000). En los juicios orales a partir del 1 de enero de 2005, la conciliación es requisito de procedibilidad en los delitos querellables. El Artículo 522 de la Ley 906 de 2004  establece que dicha conciliación puede presentarse ante el fiscal que corresponda, en un centro de conciliación o ante un conciliador reconocido como tal; por lo tanto es posible que se surta ante un notario.

ASUNTOS NO CONCILIABLES.

Los Notarios podrán realizar conciliaciones que versen sobre materias civil, comercial y de familia, pero no podrán conocer asuntos de carácter laboral y contencioso administrativo.

Tampoco son conciliables todos aquellos asuntos que no admitan desistimiento, transacción o acuerdo, por ejemplo los de naturaleza eminentemente pública, el estado civil de las personas, los derechos reales de contenido personal, solo para citar algunos casos.

Saludo de dos personas en asuntos no conciliables.

Son Asuntos NO conciliables:

  • La acción penal, por ser de orden público, artículo 2472 del Código Civil.
  • Sobre el estado civil de las personas, articulo 2473 del Código Civil.
  • Sobre los bienes y derechos ajenos, o sobre derechos que no existen, artículo 2475 del Código Civil”

Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el notario expedirá constancia al interesado de los asuntos no conciliables y en los conflictos susceptibles de conciliación, el notario procederá a citar a las partes para realizar la audiencia de conciliación.

Citación a audiencia de conciliación.  De conformidad con los artículos 8 y 20 de la Ley 640 de 2001, el notario deberá citar a las partes por el medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes en su criterio deban asistir a la audiencia.  La citación de conciliación deberá contener como mínimo:

  • Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.
  • Identificación del notario y parte(s) solicitante(s) y citada(s).
  • Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).
  • Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación.
  • Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.
  • Firma del notario.

Dependiendo del caso, las consecuencias que el notario debe mencionar a las partes por su no comparecencia a la conciliación son:

Artículo 22 de la Ley 640 de 2001: Salvo en materias laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.

Artículo 35 de la Ley 640 de 2001: Cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la Judicatura.

Para la fecha y hora de celebración de la audiencia, se programará de acuerdo con la agenda del notario, que en todo caso, será lo más pronto posible a partir del visto buen de la solicitud.

saludos de manos entre tres mujeres dando apoyo por trámites efectuados

Adicionalmente la citación deberá contener las siguientes observaciones de interés:

  • En caso de que no pueda asistir a la audiencia deberá comunicarlo con antelación a la fecha programada para la misma.
  • Si llegado el día de la audiencia no se hace presente contará con un término de tres (3) días hábiles contados a partir del día de la audiencia para justificar su inasistencia.

El notario procederá a realizar la respectiva citación, la que será entregada a la secretaria del despacho, para su respectivo envío por correo certificado o citará por el medio que considere más eficaz, en caso de hacerlo telefónicamente o por otro medio, deberá dejar constancia por escrito de ello.

Audiencia de conciliación.  Llegado el día, hora y fecha de la audiencia de conciliación, el notario verificará la asistencia de las partes, ilustrará a los comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación, motivará a las partes para que presenten fórmulas de arreglo con base en los hechos tratados en la audiencia  y  propondrá fórmulas de arreglo.

El notario deberá actuar con absoluta neutralidad, equidad e imparcialidad, en caso de lograrse un acuerdo entre las partes, el notario elaborará el acta de conciliación, para ser suscrita por las partes y él.

Acta de conciliación. El acta de conciliación deberá contener como mínimo:

  • Identificación del centro de conciliación (nombre, código de identificación y Resolución de autorización de creación) si la solicitud de conciliación fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia en sus instalaciones ó identificación del notario (nombre y código de identificación), si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza a prevención.
  • Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan en la audiencia de conciliación.
  • Las pretensiones motivo de la conciliación deben ser las que se expusieron en la audiencia de conciliación y no la trascripción de la solicitud.
  • Cuantía de las pretensiones de las partes de la conciliación.
  • Acuerdo parcial o total.
  • Firma del notario y las personas que asistieron (incluyendo a los abogados).
  • Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada uno de ellos.

Las suspensiones de la audiencia de conciliación deben ser autorizadas por las partes sujetos del conflicto, el notario no podrá decidir unilateralmente si se realizan sesiones adicionales.  Si alguna de las partes no está de acuerdo con la suspensión, el notario debe entender que no hay acuerdo conciliatorio para seguir el procedimiento de la conciliación y en este caso expedirá la constancia de no acuerdo.

Una vez el notario haya expedido la acta de conciliación, se deberá seguir el procedimiento ordenado para el registro de las actas de conciliación en el SICAAC.

A las partes de la conciliación se les entregará copia autentica del acta de conciliación con constancia que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.

Inasistencia a la audiencia de conciliación.  Si las partes o una de ellas no asisten a la audiencia de conciliación, el notario procederá a otorgar un plazo de tres (3) días hábiles para que la parte o partes presenten justificación por su inasistencia.  Si transcurrido este plazo la parte que inasistió presenta justificación, se deberá consultar a la parte que haya asistido, si se programa nueva fecha para audiencia de conciliación, de ser así, se procederá conforme se ha establecido, pero si la parte no está de acuerdo, el notario procederá a expedir la respectiva constancia de inasistencia dejando constancia expresa de las excusas presentadas.  Si ninguna de las partes asiste a la audiencia de conciliación y, alguna de ellas presenta justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia de conciliación, el notario decidirán si se lleva a cabo.

Se muestran dos personas y en medio de ellos una silueta demarcando una persona en líneas cortas representando la inasistencia a una audiencia de conciliación.

Constancia de no acuerdo. Si no se lograra un acuerdo entre las partes, el notario levantará la constancia pertinente de no acuerdo, la que deberá contener como mínimo:

  • Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
  • Lugar y fecha en que se celebró la audiencia, toda vez que la constancia debe expedirse de inmediato.
  • Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o inasistieron.
  • Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).
  • Firma del notario.

Es importante tener en cuenta que el notario no deja constancia de lo que sucedió en la audiencia, ni puede dejar aseveraciones o declaraciones de las partes ya que la conciliación está sujeta al principio de confidencialidad.

Si las partes desisten de la solicitud de conciliación, solucionan por fuera de la conciliación su conflicto, abandonan la audiencia de conciliación, entre otras formas diferentes de dar por terminada una conciliación, el notario deberá dejar por escrito constancia de lo sucedido y archivar con ello el caso.

Manejo de Información de la Conciliación.

De Acuerdo al Decreto 1829 de 2013 los notarios y servidores públicos habilitados por ley para conciliar, deberán registrar en el SICAAC, las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante ellos. 

En las actas y constancias se incluirá la información relativa a la dirección física y electrónica de quienes asistieron a la audiencia.

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN.

Ley 640 de 2001 – Decreto 1069 de 2015.

imagen del procedimiento de conciliación